Prácticas de privacidad | Ambetter de Coordinated Care

 

Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED, Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. LÉALO DETENIDAMENTE.

Vigente a partir del 8 de septiembre de 2023

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Se brindan servicios de interpretación de idiomas sin costo alguno para usted.

Obligaciones de las Entidades cubiertas:

Ambetter from Coordinated Care es una Entidad cubierta, tal como se define y regula en la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud (HIPAA) de 1996. Ambetter from Coordinated Care tiene la obligación legal de mantener la privacidad de su información médica protegida (Protected Health Information, PHI), proporcionarle este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, cumplir con los términos del Aviso que está actualmente en vigencia, y notificarle en caso de una violación de su PHI no segura.

Este aviso describe cómo podemos usar y divulgar su PHI. También describe sus derechos de acceder, modificar y gestionar su PHI y cómo ejercer esos derechos. Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este aviso se harán solo con su autorización por escrito.

Ambetter from Coordinated Care se reserva el derecho de cambiar este Aviso. Nos reservamos el derecho de hacer entrar en vigor el aviso revisado o modificado para su PHI que ya tenemos y para cualquier PHI que recibamos en el futuro. Ambetter from Coordinated Care revisará y distribuirá este Aviso con prontitud cada vez que se produzca un cambio significativo en:

  • los usos o las divulgaciones;
  • Sus derechos
  • Nuestras obligaciones legales
  • otras prácticas de privacidad estipuladas en el aviso. 

Pondremos todo Aviso revisado a disposición en nuestro sitio web Ambetter.CoordinatedCareHealth.como por correo postal separado. 

Protecciones internas de PHI verbal, escrita y electrónica

Ambetter from Coordinated Care protege su PHI. También nos comprometemos a mantener la confidencialidad de su información sobre raza, origen étnico e idioma (race, ethnicity and language, REL) y orientación sexual e identidad de género (sexual orientation and gender identity, SOGI).  Contamos con procesos de privacidad y seguridad para ayudar. Estas son algunas de las formas en las que protegemos su PHI.

  • Capacitamos a nuestro personal para seguir nuestros procesos de privacidad y seguridad.
  • Requerimos que nuestros socios comerciales sigan los procesos de seguridad y privacidad.
  • Mantenemos nuestras oficinas seguras.
  • Hablamos de su PHI solo por razones de negocios con personas que necesitan saber.
  • Mantenemos su PHI segura cuando la enviamos o almacenamos electrónicamente.
  • Usamos tecnología para prevenir que las personas equivocadas obtengan acceso a su PHI.

Usos y divulgaciones permitidos de su PHI:

La siguiente es una lista de cómo podemos usar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:

  • Tratamiento: podemos usar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor de atención médica que le proporciona tratamiento a usted, para coordinar su tratamiento entre los proveedores, o para que nos ayuden en la toma de decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.
  • Pago: podemos usar y divulgar su PHI para hacer pagos de beneficios por los servicios de atención médica que recibió. Podemos divulgar su PHI a otro plan médico, a un proveedor de atención médica o a otra entidad sujeta a reglas de privacidad federales para sus fines de pago. Las actividades de pago pueden incluir: 
    • procesamiento de reclamaciones;
    • determinación de calificación o cobertura para reclamaciones;
    • emisión de facturación de primas;
    • Revisión de servicios de necesidad médica
    • revisión del uso de las reclamaciones;
  • Operaciones de atención médica: podemos usar y divulgar su PHI para llevar a cabo nuestras operaciones de atención médica. Estas actividades pueden incluir: 
    • Prestación de servicios al cliente
    • respuesta a quejas y apelaciones;
    • gestión de casos y coordinación de atención;
    • revisiones médicas de reclamaciones y otras evaluaciones de calidad y actividades de mejora; 

En nuestras operaciones de atención médica, podemos divulgar PHI a socios comerciales. Tendremos acuerdos por escrito para proteger la privacidad de su PHI con estos socios. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que esté sujeta a las Reglas federales de privacidad. La entidad también debe tener una relación con usted para sus operaciones de atención médica. Esto incluye lo siguiente:

  • evaluación de la calidad y actividades de mejoramiento;
  • revisión de la competencia o las calificaciones de los profesionales de atención médica;
  • gestión de casos y coordinación de atención;
  • detección o prevención del fraude y del abuso en la atención médica.

Podemos usar o divulgar su información de REL y SOGI para llevar a cabo nuestras operaciones. Estas actividades pueden incluir:

  • Diseñar programas de intervención
  • Diseñar y dirigir materiales de extensión comunitaria
  • aviso a profesionales y proveedores de atención médica sobre sus necesidades de idioma.
  • Evaluar las disparidades en la atención médica

Nunca usaremos su información de REL y SOGI para fines de suscripción de seguros, establecimiento de tarifas o determinaciones de beneficios, ni la divulgaremos a personas no autorizadas.

  • Divulgaciones al patrocinador del plan/plan médico de grupo: podemos divulgar su información de salud protegida a un patrocinador del plan médico de grupo, como un empleador u otra entidad que le ofrezca un programa de atención médica, si el patrocinador está de acuerdo con determinadas restricciones sobre el uso y la divulgación de la información de salud protegida (tal como aceptar no usar la información de salud protegida para tomar medidas o decisiones relacionadas con el empleo). 

Otras divulgaciones permitidas u obligatorias de su PHI:

  • Recordatorios de citas/alternativas de tratamiento: podemos usar y divulgar su PHI para recordarle sobre una cita para tratamiento y atención médica con nosotros o para proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud, tales como información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.
  • Según lo exija la ley: si las leyes federales, estatales y/o locales exigen el uso o la divulgación de su PHI, podemos usar o divulgar su PHI en la medida en que el uso o la divulgación cumpla con dicha ley y se limite a los requisitos de dicha ley. Si dos o más leyes o regulaciones que rigen el mismo uso o divulgación están en conflicto, cumpliremos con las leyes o regulaciones más restrictivas.
  • Actividades de salud públicas: podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública con el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA) para asegurar la calidad, seguridad o eficacia de productos o servicios bajo la jurisdicción de la FDA.  
  • Víctimas de abuso y negligencia: podemos divulgar su PHI a una autoridad del gobierno local, estatal, o federal, incluidos los servicios sociales o una agencia de servicios de protección autorizada por la ley para recibir dichos informes si tenemos una creencia razonable de abuso, negligencia o violencia doméstica.
  • Procedimientos judiciales y administrativos: podemos divulgar su PHI en procedimientos judiciales y administrativos.  También podemos divulgarla en respuesta a lo siguiente:  
    • Una orden de un tribunal
    • Un tribunal administrativo
    • Citaciones judiciales/órdenes de comparecencia
    • Una orden de detención
    • una solicitud de descubrimiento;
    • Solicitud legal similar.
  • Cumplimiento de la ley: podemos divulgar su PHI relevante a agentes de la ley cuando se requiera que lo hagamos. Por ejemplo, en respuesta a: 
    • una orden judicial;
    • una orden de allanamiento del tribunal;
    • Una notificación
    • una citación emitida por un funcionario judicial;
    • una notificación de jurado de acusación. 

También podemos divulgar su PHI relevante para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida.

  • Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: podemos divulgar su PHI a un médico forense o examinador médico. Esto podría ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de muerte. También podemos divulgar su PHI a directores de funerarias, según sea necesario, para que puedan llevar a cabo sus deberes.
  • Donación de órganos, ojos y tejido: podemos divulgar su PHI a organizaciones de donación de órganos. También podemos divulgar su PHI a personas que trabajan en obtención, bancos o trasplantes de órganos, ojos y tejido cadavéricos.
  • Amenazas a la seguridad y salud: podemos utilizar o divulgar su PHI si creemos, de buena fe, que es necesario el uso o divulgación para prevenir o disminuir una amenaza grave o inminente para la salud o seguridad de una persona o del público.
  • Funciones gubernamentales especializadas: si usted forma parte de las Fuerzas Armadas de EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades de comando militar. También podemos divulgar su PHI:
    • a funcionarios federales autorizados para seguridad nacional;
    • a actividades de inteligencia;
    • Al Departamento de Estado para determinaciones de idoneidad médica
    • Para servicios de protección del Presidente u otras personas autorizadas.
  • Compensación de trabajadores: podemos divulgar su PHI para cumplir con las leyes relativas a la compensación de los trabajadores u otros programas similares establecidos por la ley que proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin importar el culpable.
  • Situaciones de emergencia: podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia, o si usted está incapacitado o no está presente, a un familiar, amigo personal cercano, agencia de ayuda humanitaria autorizada o cualquier otra persona que usted identifique anteriormente. Usaremos criterio y experiencia profesional para decidir si la divulgación es lo mejor para usted.  Si la divulgación es lo mejor para usted, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante a la participación de la persona que lo cuida.
  • Presos: si usted está preso en una institución correccional o se encuentra bajo la custodia de un funcionario de cumplimiento de la ley, podemos divulgar su PHI a la institución correccional o al funcionario de cumplimiento de la ley, en tanto dicha información sea necesaria para que la institución le proporcione atención médica; para proteger su salud o su seguridad, o la salud o la seguridad de los demás; o para la seguridad y protección de la institución correccional.
  • Investigación: bajo ciertas circunstancias, podemos divulgar su PHI a investigadores cuando su estudio de investigación clínica haya sido aprobado y donde ciertas garantías existen para asegurar la privacidad y la protección de su PHI.

Usos y divulgaciones de su PHI que requieren su autorización por escrito

Tenemos la obligación de obtener su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI, con excepciones limitadas, por las siguientes razones: 

  • Venta de PHI: solicitaremos su autorización por escrito antes de hacer cualquier divulgación que se considere una venta de su PHI, significando recibimos una compensación por la divulgación de PHI de esta manera.
  • Marketing: solicitaremos su autorización por escrito para utilizar o divulgar su PHI para fines de marketing con excepciones limitadas, como, por ejemplo, cuando tengamos comunicaciones frente a frente de marketing con usted o cuando proporcionemos regalos promocionales de valor nominal.
  • Notas de psicoterapia: solicitaremos su autorización por escrito para utilizar o divulgar cualquiera de sus notas de psicoterapia que pudiéramos tener en nuestros expedientes con excepción limitada, como para ciertos tratamientos, pagos o funciones de operaciones de atención médica. 

Derechos de las personas

Los siguientes son sus derechos con respecto a su PHI. Si desea usar cualquiera de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros usando la información que aparece al final de este Aviso. 

  • Derecho a solicitar restricciones: usted tiene derecho a solicitar restricciones de uso y divulgación de su PHI en caso de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, así como las divulgaciones a personas involucradas en su atención o pago de la atención, como familiares o amigos cercanos. Su solicitud debe indicar las restricciones que solicita y especificar a quiénes se aplica la restricción. No es necesario que estemos de acuerdo con esta solicitud.  Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud de restricciones, a menos que la información sea necesaria para suministrarle tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de la PHI para pago u operaciones de atención médica a un plan médico cuando usted haya desembolsado el total por el servicio o artículo.
  • Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: usted tiene derecho a pedirnos que nos comuniquemos con usted acerca de su PHI u otra información confidencial mediante métodos o ubicaciones alternativos. Usted no tiene que explicar la razón de su solicitud. Debemos cumplir su solicitud si indica el medio o ubicación alternativos donde se debe comunicar esta información confidencial. Usted puede enviar su solicitud completando el formulario disponible en el portal seguro para afiliados en Ambetter from Coordinated Care. Si tiene preguntas, puede comunicarse con nosotros al 1-877-687-1197 (TTY 711).
  • Derecho a acceder y obtener copias de su PHI: usted tiene derecho, con excepciones limitadas, a leer u obtener copias de la PHI incluida en un expediente designado. Puede solicitar que le entreguemos copias en formatos que no sean fotocopias. Le entregaremos la información en el formato que solicite, a menos que no podamos hacerlo por razones prácticas. Deberá presentar una solicitud por escrito para obtener acceso a su PHI. Si rechazamos su solicitud, le presentaremos una explicación por escrito y le indicaremos si se pueden evaluar las razones de la denegación. También le diremos cómo pedir una evaluación o si no se puede evaluar la denegación.
  • Derecho a modificar su PHI: usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos o cambiemos su PHI si cree que contiene información incorrecta. Debe solicitarlo por escrito y debe explicar por qué la información debería modificarse. Podemos rechazar su solicitud por determinadas razones como, por ejemplo, si no fuimos nosotros quienes creamos la información que usted desea modificar y el autor de la PHI puede realizar la modificación. Si rechazamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Usted puede responder con una declaración de que no está de acuerdo con nuestra decisión, y adjuntaremos su declaración a la PHI que usted solicita que modifiquemos. Si aceptamos su solicitud de modificar la información, haremos los esfuerzos razonables para informar a otros, incluidas las personas que usted nombre, de la modificación y para incluir los cambios en cualquier divulgación futura de esa información.
  • Derecho a recibir un recuento de las divulgaciones: usted tiene derecho a recibir una lista de los casos, dentro del período de los últimos seis años, en que nosotros o nuestros asociados comerciales divulgamos su PHI. Esto no se aplica a divulgaciones para fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica o divulgaciones que usted autorizó, ni a ciertas otras actividades. Si solicita esto más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable basada en el costo por responder a estas solicitudes adicionales. Le daremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de su solicitud.
  • Derecho a presentar una reclamación: si considera que sus derechos de privacidad han sido violados o que hemos incumplido nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentar una reclamación por escrito o por teléfono usando la información de contacto que se encuentra al final de este aviso.

Puede presentar una queja con la Secretaría de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201. También puede llamar al 1-800-368-1019 (TTY: 1-866-788-4989) o visitar www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.  

NO TOMAREMOS NINGUNA ACCIÓN EN SU CONTRA POR PRESENTAR UNA QUEJA.

Derecho a recibir una copia de este aviso: puede solicitar una copia de nuestro aviso en cualquier momento usando la información de contacto que se indica al final del aviso. Si recibe este aviso en nuestro sitio web o por correo electrónico, también tiene derecho a solicitar una copia impresa del aviso.

Información de contacto

Si tiene preguntas sobre este Aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o cómo ejercer sus derechos, puede contactarnos por escrito o por teléfono en:

Ambetter from Coordinated Care
A la atención de: Privacy Official
1145 Broadway, Suite 700 Tacoma, WA 98402
1-877-687-1197 (TTY 711)